AVISO DE PRIVACIDAD COMFATOLIMA

AVISO DE PRIVACIDAD COMFATOLIMA

 

El presente Aviso de Privacidad establece los términos y condiciones en virtud de los cuales la Caja De Compensación Familiar del Tolima, ComfaTolima, identificada con NIT. 800.211.025-1, con domicilio en la Calle 69 Av. Ambalá No. 19-109 de Ibagué- Tolima, PBX: 608 2708181, página web: www.comfatolima.com.co, en calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012, realizará el tratamiento de sus datos personales.

1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD.

ComfaTolima le informa que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y/o transferidos a terceros  o servicios de infraestructura tecnológica y nube (cuando aplique), dentro y fuera del territorio nacional y en general procesados para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

• Seguidores en canales digitales. Si interactúa con nuestros sitios web o redes sociales donde tengamos una cuenta oficial, la información que nos proporciona será utilizada para responder PQR´s que usted presente. Utilizaremos las RRSS para mostrarle o enviarle publicidad, en algunos casos, la publicidad y la oferta será dirigida en función de sus intereses, gustos y preferencias; transferir sus datos personales a entidades aliadas nacionales y/o extranjeras.

• Marketing: Brindarle marketing relevante como ofertas personalizadas, promociones, etc., y en general enviarle publicidad de nuestros productos, servicios y eventos mediante el envío de correo postal, correo electrónico, SMS, MMS, mensajes a través de RRSS, servicios de mensajería instantánea (como WhatsApp), aplicaciones, llamadas telefónicas; transferir sus datos personales a entidades aliadas nacionales y/o extranjeras.

• Usuarios de aplicaciones: Registrarlo como usuario, permitirle acceso y uso a la aplicación; garantizar el correcto funcionamiento de la aplicación; mantener, gestionar, administrar y mejorar el servicio y funcionamiento de la aplicación; brindarle soporte; enviarle notificaciones necesarias sobre uso de la aplicación o las solicitudes y servicios utilizados a través de esta; transferir sus datos personales a entidades aliadas nacionales y/o extranjeras.

• Big Data: Aplicar técnicas de analítica de datos para conocer, ofrecer, mejorar y personaliza la experiencia de los usuarios de nuestros programas, productos y servicios.

• Afiliados a la Caja: Adelantar el proceso de afiliación de titular y su grupo familiar y registrarlo como afiliado a la Caja; incorporar sus datos en el registro único de aportantes; desarrollar y administrar las actividades de subsidio en monetario y en especie, gestión de empleo y el subsidio al desempleo (Mecanismo de Protección al Cesante), así como servicios de recreación social, deportes, turismo, centros recreativos y vacacionales, cultura, bibliotecas, vivienda, crédito, educación, atención de niñas, niños, adolescentes y personas de la tercera edad; mantener y actualizar nuestros registros respecto a su afiliación y participación en los programas ofrecidos por la Caja; desarrollar nuevos productos y servicios orientados al afiliado y su grupo familiar; emitir certificados y constancias de su estado de afiliación a la Caja; gestionar los procesos de cobranza y recuperación de cartera, directamente o a través de terceros contratados por la Caja; enviar vía correo postal, SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales o servicios de mensajería instantánea información relativa a la aprobación o rechazo de su afiliación a la Caja; transferir sus datos personales a entidades aliadas nacionales y/o extranjeras.

• Usuarios servicios crédito: Adelantar el estudio de crédito solicitado, registrarlo como cliente o usuario de nuestros servicios de crédito; conocer su comportamiento crediticio, comercial y financiero y el hábito de pago en el cumplimiento de sus obligaciones; gestionar la confirmación y actualización de la información del cliente y/o usuario; Suministrar al empleador la información necesaria para gestionar el recaudo y pago de las obligaciones del titular; gestionar los procesos de cobranza y recuperación de cartera, directamente o a través de terceros contratados por la Caja, a través de los canales autorizados por el titular; prevenir o detectar delitos, incluidos fraudes y delitos financieros e informáticos; realizar simulaciones y análisis de nuestros productos y servicios de crédito con el fin de comprender mejor sus preferencias y comportamientos de pago; efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos de mercado y financiera; conocer el estado de las operaciones de crédito (activas, pasivas o de cualquier naturaleza) que tenga o haya tenido con entidades financieras o comerciales; realizar, validar, autorizar o verificar transacciones incluyendo cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como huella digital, imagen o voz, entre otros; transferir sus datos personales a entidades aliadas nacionales y/o extranjeras. Suministrar información a fondos de garantías o entidades que respalden el crédito, con el propósito de gestionar la evaluación, expedición, administración y eventual reclamación de las garantías asociadas a la obligación crediticia. En cumplimiento de la Ley 1266 de 2008, consultar, solicitar, verificar, reportar, actualizar, rectificar y compartir información relacionada con el comportamiento crediticio, financiero y comercial ante centrales de información financiera legalmente constituidas o cualquier operador de información autorizado, durante el estudio, vigencia y hasta la extinción de las obligaciones derivadas del crédito, lo cual comprende el reporte de información positiva y negativa sobre el cumplimiento o incumplimiento de sus obligaciones.

• Beneficiarios del Fondo de Solidaridad de Fomento al Empleo y Protección al Cesante -FOSFEC-. Gestionar sus postulaciones a los beneficios que otorga el FOSFEC; Verificar y otorgarle, en caso de que cumpla con los requisitos de acceso, los beneficios del FOSFEC; ofrecer capacitación general, en competencias básicas y en competencias laborales específicas para la inserción laboral; Gestionar el cobro de los beneficios recibidos indebidamente cuando aplique; transferir sus datos personales a entidades aliadas nacionales y/o extranjeras.

• Agencia de empleo. Registrar y/o actualizar la hoja de vida del titular en la plataforma del servicio público de empleo; adelantar las actividades necesarias para prestar los servicios de gestión y colocación de empleo; transferir sus datos a posibles empleadores; ofrecer capacitación general, en competencias básicas y en competencias laborales específicas para la inserción laboral; brindar orientación laboral; adelantar pruebas psicotécnicas; transferir sus datos personales a entidades aliadas nacionales y/o extranjeras.

• Usuarios servicios educativos. Adelantar actividades de preselección y selección de los solicitantes una vacante en nuestros centros educativos; prestar nuestros servicios educativos; registrar, gestionar, hacer seguimiento y actualizar su participación en los centros educativos de la Caja; registrarlo, seguir su asistencia, progreso y finalización del curso o contenido matriculado; elaborar y suministrar informes del desempeño académico y disciplinario (notas, informes, etc.); comunicar a estudiantes, padres de familia o representantes legales del niño, niña o adolescente sobre las diferentes actividades curriculares y extracurriculares adelantadas; monitorear el progreso y necesidades académicas; emitir certificados y constancias de su calidad de usuario de nuestros servicios educativos; enviarle facturas electrónicas; gestionar el servicio de transporte escolar (cuando aplique); gestionar los procesos de cobranza y recuperación de cartera, directamente o a través de terceros contratados por la Caja; enviar vía correo postal,  SMS, MMS, correo electrónico o redes sociales (RRSS) o servicios de mensajería instantánea información administrativa como confirmaciones o mensajes durante su participación en las actividades educativas de su interés; Los datos personales de los representantes legales de las niñas, niños y adolescentes serán tratados con la finalidad de comunicar el seguimiento y participación de su representado(a) en las actividades educativas; transferir sus datos personales a entidades aliadas nacionales y/o extranjeras. En ocasiones nuestros centros educativos  necesitarán procesar datos personales de carácter sensible (relacionados con la salud, biometría) con el fin de salvaguardar el bienestar de nuestros alumnos y proporcionar atención de primeros auxilios de ser necesaria en caso de emergencia, incidente o accidente; en éste tipo de eventos es posible que sea necesario revelar detalles de la condición salud  de un estudiante u otra información relevante con el fin de obtener asesoría médica, protección social, cooperación con la policía o los servicios sociales.

• Egresados de centros educativos. Analizar la progresión de los egresados desde la graduación; enviar noticias, información y actualizaciones sobre el centro educativo del cual egresó; brindar información sobre beneficios y servicios disponibles para exalumnos; promover y facilitar oportunidades de empleo entre exalumnos y estudiantes; enviar información relacionada con programas de carrera y empleabilidad; realizar encuestas de investigación de mercado que informen el desarrollo de programas relacionados con los egresados en el futuro; emitir certificados y constancias de su calidad de egresado de nuestros centros educativos; transferir sus datos personales a entidades aliadas nacionales y/o extranjeras.

• Usuarios servicios vivienda. Desarrollar, gestionar y procesar su participación en los subsidios de vivienda, conforme a la normatividad vigente, así como los programas de vivienda que adelante ComfaTolima; Verificar y validar la información suministrada por el afiliado y su grupo familiar, mediante consulta en bases de datos públicas o privadas legalmente habilitadas, para determinar el cumplimiento de los requisitos para el acceso a subsidios y beneficios; contactarle a través de diversos canales (como SMS, correo electrónico, servicios de mensajería instantánea, llamada telefónica, entre otros) para: proporcionar información administrativa, información respecto al otorgamiento del subsidio y todos los trámites relacionados con la adquisición de vivienda, invitaciones a participar en los programas y eventos que adelante la Caja o entidades aliadas que tengan como finalidad facilitar el acceso a la vivienda y promocionar proyectos inmobiliarios, así como para el envío y realización de encuestas sobre los servicios ofrecidos o prestados; Publicar los resultados de las postulaciones al subsidio de vivienda en la página web de ComfaTolima; Generar certificados; Transmitir y/o transferir sus datos personales a entidades aliadas nacionales y/o extranjeras. La Caja podrá recolectar y tratar datos sensibles relacionados con condiciones de discapacidad o vulnerabilidad,  los cuales se recolectan de forma facultativa con el único fin de aplicar los criterios de priorización y calificación del hogar según la normativa vigente.

• Usuarios servicios de turismo. Desarrollar, gestionar, facilitar y procesar reservas, pagos y proporcionarle los servicios que ha solicitado, incluyendo alojamiento en centros propios o de aliados comerciales; trasmitir y/o transferir sus datos personales a terceras entidades que prestarán el servicio de alojamiento, apoyo logístico o transporte por usted contratado; contactarle por correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajes de texto o servicios de mensajería instantánea (como WhatsApp) para proporcionar información administrativa como confirmaciones y mensajes informativos relacionados con la prestación del servicio; enviarle facturas electrónicas; transferir sus datos personales a entidades aliadas nacionales y/o extranjeras.

• Usuarios de servicios recreacionales, deportivos y de gimnasio. Gestionar su inscripción, seguimiento y participación en actividades recreativas, deportivas, culturales y otras iniciativas desarrollada por la Caja; enviar vía SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales (RRSS) o servicios de mensajería instantánea información administrativa como confirmaciones o mensajes previos y durante su participación en las actividades; enviarle facturas electrónicas; tratar información básica de su estado físico para determinar su aptitud para participar en nuestro gimnasio y escuelas deportivas; establecer mecanismos para registrar y controlar el ingreso de los usuarios a las instalaciones del gimnasio, con el fin de garantizar la seguridad y llevar un control administrativo de la asistencia; transferir sus datos personales a entidades aliadas nacionales y/o extranjeras. Los datos personales de los representantes legales de los menores de edad o adultos mayores que participen en actividades deportivas serán tratados con la finalidad de comunicar el seguimiento y participación de su representado(a).

• Participantes y beneficiarios de programas FONIÑEZ. Registrar, gestionar, hacer seguimiento y actualizar la participación del MENOR en el programa; prestar el servicio de transporte (cuando aplique); gestionar pólizas de seguro (aplica para AIPI); Verificar y mantener actualizada la información recolectada; Emitir certificados y constancias en calidad de usuarios de programas (aplica para AIPI); Registrar, tramitar, dar respuesta y enviar información relacionada con sus solicitudes de consulta, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias; Envío de información administrativa, comercial o publicitaria, de servicios o sobre eventos relacionados con el programa a través de Llamada telefónica, correo electrónico, o servicios de mensajería instantánea como WhatsApp. Los datos personales de los representantes legales de los participantes y beneficiarios del  programa FONIÑEZ, serán tratados con la finalidad de comunicar el seguimiento y participación de su representado(a). COMFATOLIMA podría recopilar datos sensibles relacionados con: estado salud, factores de vulnerabilidad, entre otros, con el fin de proporcionar los servicios del programa, generar estadísticas, informes y estrategias que fomenten la inclusión, salvaguardar el bienestar y la integridad del MENOR: atender emergencias, incidentes o accidentes y brindar primeros auxilios; En situaciones de emergencia o riesgo, podrá ser necesario revelar información relevante, incluida información de salud, para obtener recomendaciones médicas o dar aviso a autoridades de protección social o de la policía, cuando ello sea necesario.

• Representantes legales de empresas afiliadas. Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades y derechos de la entidad a la cual representa. En todo caso, el tratamiento de sus datos personales se llevará a cabo de acuerdo con lo que establece el Código de Comercio Colombiano y todas las otras normas que regulan en particular esta materia; gestionar la convocatoria, acreditación y participación en la Asamblea General de Afiliados; permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de representante legal de la entidad afiliada que represente; Enviar vía correo postal, SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales (RRSS) o servicios de mensajería instantánea (como WhatsApp), información sobre beneficios, convenios, alianzas y acciones de fidelización diseñadas para la empresa afiliada y sus directivos.

• Candidatos a un empleo. Desarrollar y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelantemos; aplicar pruebas de conocimiento, psicotécnicas, y cualquier otra que sea necesaria para el proceso de selección; tratar sus datos personales para realizar (cuando sea necesario), pruebas desempeño, competencias y habilidades, verificar antecedentes y demás  evaluaciones necesarias en el desarrollo del proceso de selección; contrastar sus datos con las referencias laborales y personales aportadas de su parte.

• Desarrollar, gestionar y mantener actualizada nuestra relación laboral; incorporar y almacenar sus datos personales relacionados con su actividad laboral en los archivos laborales e históricos; administrar sus datos personales con el fin de cumplir con las obligaciones legales y contractuales que asumimos en calidad de empleador, a manera de ejemplo: asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos; gestionar sus datos personales y los de su grupo familiar para realizar trámites de afiliación a entidades prestadoras de salud (EPS), cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral (ARL), Fondos de pensiones, dar cumplimiento a las disposiciones de ley frente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SSST); gestionar procesos internos de clima laboral, desempeño, formación, bienestar y desarrollo, generar informes, analizar información y gestionar procesos propios del desarrollo del talento humano y convocatorias internas; asignar permisos físicos y lógicos dentro de nuestras instalaciones y sistemas con el fin de monitorizar la seguridad; administrar sus datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que haya autorizado de manera previa; disponer de sus datos personales para asignar herramientas de trabajo tales como: correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases datos, software, etc.; emitir certificados y constancias por usted solicitadas como causa del vínculo laboral; tratar sus datos personales para realizar (cuando sea necesario), pruebas desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, y todas las demás que genere en virtud de su relación laboral; gestionar sus datos personales con el fin garantizar una correcta ejecución de lo estipulado en el reglamento interno de trabajo, incluido los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes; consultar los datos personales en el registro de inhabilidades por delitos sexuales contra menores de edad (Ley 1918 de 2018) respecto de aquellos colaboradores cuyo cargo o función implique una relación directa y habitual con menores de edad; establecer mecanismos para controlar el ingreso y salida de los colaboradores a las instalaciones, así como gestionar el cumplimiento de la jornada laboral, horarios y asistencia.

• Proveedores y Contratista. Desarrollar, gestionar y mantener nuestras relaciones comerciales; recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de proveedor y personal contratista; gestionar los datos para efectuar los procesos de pagos de facturas electrónicas cuando hubiere lugar a ello, y cuentas de cobro y demás acciones que se encuentren a nuestro cargo; desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos; utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del personal del proveedor o contratista con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física; enviar vía SMS, MMS, correo electrónico o servicios de mensajería instantánea en desarrollo de nuestras relaciones comerciales.

• Sistemas de Videovigilancia. Capturamos datos personales como imagen, y video, por medio de cámaras, videocámaras, análogas o digitales o cámaras IP, circuitos cerrados de televisión (CCTV) esto con el fin de llevar a cabo las siguientes finalidades: Para la protección y seguridad de las instalaciones, objetos y personas; para el seguimiento, control y administración de actividades laborales; para el cumplimiento de funciones y responsabilidades asignadas; para la preservación de la convivencia en las sedes  o instalaciones de la Caja; para la aplicación del régimen sancionatorio; para contar con información para atender planes internos de emergencia en situaciones de riesgo.

• Consulta y Debida Diligencia. con el objetivo prevenir el Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, se realiza el proceso de conocimiento y monitoreo permanente del proveedor, contratista o tercero, incluyendo la verificación de información de representantes legales, socios y accionistas; La consulta y verificación de antecedentes en listas restrictivas y bases de datos públicas (tales como Policía Nacional, Procuraduría General de la Nación, Rama Judicial, entre otras) en el marco del cumplimiento normativo aplicable a ComfaTolima; el monitoreo y análisis de operaciones inusuales o sospechosas y posibles conflictos de interés; así como la evaluación de riesgos en la relación comercial para la toma de decisiones informadas frente a conductas contrarias a la ética empresarial como fraude, corrupción, soborno, LA/FT y el reporte de información a las autoridades competentes cuando sea requerido. La información recolectada y los resultados de la debida diligencia serán registrados y almacenados en plataformas tecnológicas contratadas por ComfaTolima.

• Finalidades transversales y comunes: las finalidades aquí descritas son transversales a servicios, subsidios, programas y actividades de la Caja, y se entienden como complementarias a las finalidades antes mencionadas:

• Gestión de información y Reportes: Consultar, verificar y atender requerimientos normativos y reportes obligatorios ante las autoridades competentes, cuando la naturaleza del servicio o la ley así lo exijan, tales como la Superintendencia del Subsidio Familiar, la UGPP, la DIAN  y/o demás autoridades administrativas o judiciales. Esto incluye, según corresponda, el acceso y cruce de información para la verificación de aportes, la fiscalización de recursos parafiscales, la prevención de la multiafiliación y validación de derechos a subsidios.
• Investigación, Calidad y Mejora del Servicio: Realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado y mediciones de impacto social sobre los servicios prestados. Para ello, se podrá contactar al titular por correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajes de texto SMS, redes sociales o servicios de mensajería instantánea (como WhatsApp) con el fin de evaluar la calidad, identificar necesidades y reportar indicadores de gestión.

2. DERECHOS DEL TITULAR.

Como titular de sus datos personales tiene derecho a: (i) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. (ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. (iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada. (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. (vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes. Usted podrá ejercer en cualquier momento sus derechos mediante correo electrónico enviado al buzón: privacidad@comfatolima.com.co   o a nuestra sede administrativa ubicada en la Calle 69 Av. Ambalá No. 19-109, en la ciudad de Ibagué- Tolima, Indicar o comunicar en el asunto: “Consulta o Reclamo LEDP”.

3. MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.

Usted como titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual se encuentra publicada en www.comfatolima.com.co/pdp/